Las normas son importantes porque permiten la estandarización y aseguran que todas las empresas y organizaciones operen bajo las mismas pautas. La gestión documental no es una excepción y cuenta también con diferentes normas en Colombia que la rigen y la controlan.

Se llama ciclo de vida de un documento, a la secuencia de niveles o etapas por las que pasa un archivo, así como el tiempo establecido desde la creación hasta el procesamiento, y no todos estos documentos funciona con el mismo ciclo de vida.