Un sistema de gestión documental debe almacenar documentos y generar información específica mientras ayuda a acelerar el trabajo repetitivo de un determinado proceso.

Actualmente se usa la tecnología para ahorrar tiempo y esfuerzo: usando una aplicación de comida, controlando las luces de casa desde el teléfono. La automatización de procesos podría compararse con algo similar, pero aplicado a la realidad empresarial.

Hay cientos de sistemas de almacenamiento en la nube que permiten a las empresas utilizar almacenamiento en la nube como solución comercial de copia de seguridad remota donde la compañía puede transferir y almacenar de forma segura archivos de datos o compartirlos entre ubicaciones.