Cómo INFOPOINT Facilita la Gestión del Ciclo de Vida Documental
INFOPOINT, el software de gestión documental y BPM de IMG, facilita una eficiente gestión integral del ciclo de vida de los documentos en las empresas.
En el mundo empresarial actual, la gestión eficiente del ciclo de vida documental es esencial para garantizar la organización, accesibilidad y seguridad de la información. INFOPOINT, el software de gestión documental y BPM desarrollado por IMG, se destaca como una herramienta poderosa para manejar cada etapa del ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su archivo o eliminación. En este blog, exploramos cómo INFOPOINT puede transformar la gestión documental en tu empresa.
¿Qué es el Ciclo de Vida Documental?
El ciclo de vida documental abarca todas las fases por las que pasa un documento desde su creación hasta su disposición final. Estas etapas incluyen la creación, captura, almacenamiento, uso, archivo y conservación y, eventualmente, la eliminación del documento. Una gestión efectiva del ciclo de vida documental asegura que los documentos estén disponibles cuando se necesitan y se manejen de acuerdo con las políticas y normativas vigentes.
Funcionalidades de INFOPOINT para las Etapas del Ciclo de Vida de los Documentos
INFOPOINT permite la creación y captura de documentos en múltiples formatos. Con su interfaz intuitiva, los usuarios pueden generar documentos nuevos o digitalizar documentos físicos de manera rápida y eficiente. Las funcionalidades de inteligencia artificial y automatización facilitan la radicación y captura ágil de información precisa y completa.
Una vez capturados, los documentos se almacenan de manera segura en el Centro de Documentación de INFOPOINT, que es el repositorio centralizado. El software ofrece opciones de almacenamiento basadas en la nube o en servidores locales, asegurando que la información esté protegida contra pérdida o acceso no autorizado. Las características de encriptación y control de acceso aseguran que solo el personal autorizado pueda acceder a los documentos.
INFOPOINT facilita el acceso rápido y sencillo a los documentos almacenados. Con su potente motor de búsqueda inteligente, los usuarios pueden localizar documentos específicos en cuestión de segundos, utilizando cualquier texto o frase contenido en los documentos, palabras clave, fechas o cualquier otro metadato relevante. Esta accesibilidad mejora la eficiencia operativa y permite una toma de decisiones más informada.
La plataforma soporta el modelamiento personalizado y la gestión de flujos de trabajo, convirtiéndola en un BPM o gestor de procesos de negocio. También permite la colaboración entre usuarios, manejando versiones de documentos y manteniendo toda la trazabilidad y auditoría de los mismos. Cuenta con herramientas de revisión, retroalimentación y aprobación de documentos, con firmado electrónico y digital, agilizando los procesos internos y reduciendo los tiempos de espera. INFOPOINT permite la realización de transferencias documentales del Archivo Gestión, al Central y al Histórico, asegurando que los documentos importantes se preserven de acuerdo con las políticas de retención de la empresa. Al final de su ciclo de vida, los documentos pueden ser eliminados de manera segura y conforme a las normativas vigentes.
Beneficios de Gestionar el Ciclo de Vida Documental con INFOPOINT
Al realizar procesos de automatización, INFOPOINT reduce el tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar documentos, permitiendo que los empleados se concentren en tareas de mayor valor. También, la plataforma garantiza que los documentos se manejen de manera segura y conforme a las normativas locales e internacionales, minimizando el riesgo de incumplimientos y sanciones. La gestión eficiente del almacenamiento y eliminación de documentos pueden reducir significativamente los costos asociados con el manejo de documentos físicos y el espacio de almacenamiento. Con INFOPOINT, los documentos están siempre disponibles para los usuarios autorizados, mejorando la colaboración y la toma de decisiones en toda la organización.
INFOPOINT es la solución ideal para cualquier empresa que busque mejorar su gestión del ciclo de vida documental. Con sus funcionalidades avanzadas y beneficios tangibles, INFOPOINT no solo optimiza la gestión documental, sino que también contribuye a la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.
Para descubrir cómo INFOPOINT puede transformar la gestión documental en tu empresa, te invitamos a contactarnos. En IMG, estamos listos para ayudarte a implementar esta poderosa herramienta y llevar tu negocio al siguiente nivel.