Errores comunes de archivo y gestión documental
La gestión documental en las empresas puede causar todo tipo de problemas. Esto puede causar una pérdida significativa de productividad y altos costos administrativos. Por eso hay que evitar al máximo los errores en la gestión documental.
En la gestión documental, siempre existe la posibilidad de errores cuando el trabajo no se realiza de manera eficiente. No realizar una investigación y una planificación adecuadas es un gran error para quienes se ocupan de datos y documentos, ya que no permitirá una gestión documental eficaz. Es necesario tener en cuenta el sistema de gestión documental a utilizar, las herramientas disponibles, las características de los documentos, dónde se almacenan, etc.
Sin embargo, minimizar los errores en la gestión de documentos suele ser muy peligroso.
Los errores más comunes que se deben evitar:
- No utilizar documentos electrónicos: El uso de documentos electrónicos significa una mayor productividad, menos tiempo de negociación y menos errores en los procesos comerciales.
- No concordar con la ley del país: Sin conocer la ley, no es posible realizar una gestión documental válida para las autoridades del Estado Colombiano.
- Una mala destrucción de documentos: Un error grave es destruir de manera incorrecta los documentos de la empresa, en muchas ocasiones contienen información valiosa y, a menudo, secreta que vale la pena destruir en lugar de simplemente tirarla a la basura. Dichos documentos deben ser destruido por una máquina profesional.
- La no capacitación del personal: No capacitar a los empleados es uno de los errores más comunes en la gestión documental de las empresas debido a que deben tener un conocimiento mínimo sobre el ciclo de vida del documento, cómo usarlo, seguridad, chat y su destrucción.
- El mal almacenamiento de documentos: En toda empresa, existen documentos que requieren un uso más frecuente que cualquier otro tipo de documento. Una buena organización, a través del mobiliario adecuado y personal de fácil acceso, agilizará el trabajo en cualquier empresa que se precie.
- Software de gestión documental: El software es el elemento fundamental de una buena gestión documental, si un buen software no se puede llevar a cabo el proceso de manera correcta.
- El no realizar una copia o clonar un documento: La creación de copias de seguridad es una tarea rutinaria que hay que tener en cuenta. Un “desastre tecnológico” puede ocurrir y causar serios problemas para la documentación de la empresa. El papel es cosa del pasado y no hay nada mejor que tener copias seguras en soporte electrónico. Debe tener una política de copias de seguridad configurada.
- Ignorar las nuevas tecnologías: El miedo a la tecnología hace que muchas empresas se alejen de las nuevas tecnologías en sus procesos de gestión documental.
- Integración con otras aplicaciones: A la hora de configurar un gestor documental es inevitable su integración con otras aplicaciones disponibles en la empresa. La pérdida de información o la duplicación de datos puede generar confusión y problemas de información.
- Acceso a los documentos: Un error en la gestión de documentos donde todos pueden acceder a los datos y archivos. Crear una serie de instrucciones, códigos e incluso niveles de acceso a la información entre los empleados es imprescindible.