Gestión documental para notarías

Las notarías son depositarias de un cúmulo de información necesaria para garantizar derechos ciudadanos, exigencias y necesidades por lo que diariamente generan una gran cantidad de documentos que necesitan una adecuada gestión documental. 

Una notaría es un lugar u oficina donde el Notario da fe pública, en ejercicio de la función que le otorga el Estado, donde se realizan procesos tales como registro civil, autenticaciones, sucesiones, capitulaciones matrimoniales, separación de bienes, hipotecas, divorcios entre otros, por lo que a diario se generan un gran numero de documentos de los cuales se debe tener registro de cada uno de ellos.  

Pero no siempre en estas instancias las dinámicas de servicio corresponden de forma exacta con las demandas de la ciudadanía y actualizaciones de la globalización. Por lo que con una buena gestión documental las notarías logran disminuir la cantidad de papel sobre los escritorios de los empleados, ahorrar tiempo en las labores de escaneo, archivado e impresión y mejorar el procesamiento de documentos. Y los empleados cuentan ahora con una solución intuitiva que agilizan su trabajo diario y que evita pérdidas documentales y amontonamientos papeles.

Por otro lado, las notarías de igual formas deben seguir una normativa respecto a su almacenamiento de documento, y gestión documental. Tal como indica el Decreto  88 del 24 de enero del 2022.  En el que se indica que todas las autoridades de la Rama Ejecutiva del nivel nacional y los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas deben cumplir con la gestión documental, seguridad y privacidad en el proceso de digitalización y automatización de trámites.

Las autoridades deberán disponer de un Sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivos (SGDEA) asegurando que todo documento electrónico generado en el proceso de digitalización y automatización cuente con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, y, a su vez que haga parte del expediente electrónico. Las autoridades deberán contar con la capacidad necesaria para almacenar y procesar los datos digitalizados y/o automatizados. 

Además la emisión, recepción y gestión de comunicaciones, que se dé en el proceso de digitalización y automatización del trámite, deberá asegurar un adecuado tratamiento archivístico y estar debidamente alineado con la gestión documental electrónica y de archivo electrónico o digital de la entidad.

Bibliografía

MisAbogados. (s. f.). ¿Qué es un notario y cuáles son sus funciones? https://www.misabogados.com.co/blog/que-es-un-notario-y-cuales-son-sus-funciones

Notaria 7. (s. f.). FUNCIONES Y DEBERES DE LOS NOTARIOS. https://notaria7bogota.com/wp-content/uploads/2020/10/3.2-FUNCIONES-Y-DEBERES-DE-LAS-NOTARIAS.pdf

DECRETO 88 DE 2022 [Ministerio de Justicia y Derecho]. Por la cual se ha estableciendo los conceptos, lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites y su realización en línea. 24 de enero del 2022