INFOPOINT es un SGDEA
Es un sistema de gestión documental electrónico de archivo (SGDEA) para la gestión, organización, seguimiento y seguridad de documentos físicos y electrónicos desde su origen hasta su disposición final. La importancia de contar con un SGDEA como INFOPOINT es que la empresa es la dueña del 100% de la información de la compañía y se garantiza el total control y seguridad de todos los documentos y de la gestión sobre ellos.
INFOPOINT es un BPM
INFOPOINT no es sólo un SGDEA, sino también un BPM (Business Process Management), un sistema que gestiona los procesos de negocio de la empresa. Con la posibilidad de diseño y automatización de los flujos de trabajo, se gestionan las tareas y procesos de una forma eficiente, garantizando una reducción en tiempo y un aumento en la productividad.
INFOPOINT es utilizado tanto por empresas privadas de cualquier tamaño y sector económico como por entidades gubernamentales.
Módulos
Nuestro sistema cuenta con una serie de módulos base. Adicionalmente podrás adquirir cualquiera de los módulos con licencia que describimos a continuación:
E-Admin
En el módulo E-Admin se realiza toda la administración del sistema INFOPOINT, permitiendo que el cliente pueda configurar y customizar la solución según sus necesidades.
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En este módulo se realiza toda la administración del sistema INFOPOINT. Se pueden configurar y administrar los siguientes temas, entre otros:
- Usuarios, grupos, permisos y roles
- Estructura organizacional de la empresa
- Formularios dinámicos
- Tablas de retención documental
- Diseño de procesos y flujos de trabajo
- Alarmas y vencimientos
E-Correspondencia
El módulo de E-Correspondencia permite realizar la radicación de entrada y de salida de cualquier tipo de correspondencia, física o electrónica, de la entidad.
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El módulo de E-Correspondencia permite:
- Radicación de entrada y salida de cualquier documento físico
- Manejo de planillas de correspondencia
- Revisión y aprobación de correspondencia de salida
- Generación de documentos en formato de preservación
- Firmado electrónico y/o digital
E-Flujos de Trabajo
La gestión de los procesos a partir de la generación o radicación de cualquier documento o formulario se realiza a través del módulo de E-Flujos de Trabajo.
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En el módulo de E-Flujos de Trabajo se pueden realizar las siguientes actividades:
- Diseño configurable de flujos de trabajo con notación BPMN 2.0
- Asignación y gestión de tareas a usuarios o grupos
- Opción de generar respuestas parciales o totales
- Manejo de listas de trabajo de casos pendientes por gestionar
- Solicitud de concepto o delegación
- Respuestas multicanal
- Redireccionamiento de casos entre usuarios
- Comunicados Internos
E-Oficina Postal
En el módulo de E-Oficina Postal se realiza el envío de respuestas y notificaciones por medio de correo electrónico, cumpliendo con todos los requisitos de validez legal.
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E-Oficina Postal permite:
- Revisión y/o aprobación de respuestas para la correspondencia electrónica de salida
- Correos electrónicos con validez legal
- Confirmación de envío y acuse de recibo
- Oportunidad en la entrega de respuestas
- Trazabilidad cada vez que el destinatario consulta la respuesta
E-Archivo
El módulo de E-Archivo permite administrar el almacenamiento, conservación y préstamos de documentos físicos, permitiendo conocer la ubicación exacta de los archivos en las bodegas de la entidad.
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El módulo de E-Archivo es el repositorio de documentos físicos con ubicación exacta de los archivos en las bodegas y permite:
- Transferencias documentales
- Préstamos de documentos
- Notificaciones de vencimiento de préstamos y transferencias
- Generación de FUID (formato único de inventario documental)
- Actas de eliminación de expedientes
E-Informes e Indicadores
El módulo de E-Informes e Indicadores permite la generación de reportes e informes de gestión documental y procesos sistematizados para el seguimiento al logro de metas y objetivos.
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Generación de reportes e informes estándares del sistema que permiten consultar estado de gestión de los procesos, datos de radicación y gestión, metadata de caracterización de los procesos, responsables, entre otros.
- Generación de reportes de auditoría (logs de gestiones)
- Generación de reportes de los flujos de trabajo implementados para la gestión documental
- Consulta del estado de gestión de los procesos, datos de radicación y gestión, metadata de caracterización de los procesos, responsables, entre otros.
Centro de Documentación
El módulo de Centro de Documentación es el repositorio único de documentos donde están archivados todos los expedientes y archivos según los criterios de clasificación o TRD que se hayan configurado en el sistema.
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El módulo de Centro de Documentación tiene las siguientes características:
- Repositorio único de documentos
- Múltiples criterios de consulta parametrizables, como información del radicado, información del expediente, información del documento, etc.
- Búsquedas avanzadas
- Dependiendo del perfil asignado se permite crear, editar, mover, eliminar y unir expedientes
- Versionamiento de documentos
- Reportes y tablero de control
E-Integraciones
El módulo E-Integraciones permite la interoperabilidad entre el sistema “core” o cualquier otro sistema con INFOPOINT para un manejo integral de la gestión documental y los procesos que se sistematicen.
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La función de integraciones consiste en:
- Interoperabilidad entre sistema para lograr una gestión documental integral y estandarizada desde una única plataforma
- Inicio de procesos de gestión documental desde otros sistemas
- Acceso a consulta de estado de gestión de casos desde otros sistemas
- Envío por medio de servicios los metadatos y/o archivos de gestión y respuestas realizadas
Nuevas funcionalidades de INFOPOINT
INFOPOINT cuenta con nuevas funcionalidades clave, lo que lo convierte en un sistema más robusto que genera eficiencia y productividad para las empresas:
- Automatización de radicación de correspondiencia de entrada.
- Automatización de radicación de correos electrónicos.
- Búsquedas inteligentes de texto contenido en documentos radicados en el Centro de Documentación.
- Generación de informes y reportes completamente configurables para la obtención de indicadores que apoyan la toma de decisiones.
Beneficios
- Sistema altamente configurable, brindando así oportunidad, agilidad y versatilidad para una experiencia intuitiva y costo-eficiente.
- Integración con diferentes sistemas de la entidad, lo que garantiza integralidad de la información.
- Adaptabilidad en forma de licenciamiento ofreciendo forma más conveniente para adquirir solución.
- Soporte y acompañamiento funcional y técnico para parametrización e implementación.
Beneficios de INFOPOINT para oportunidad de gestión
- Estandarización de respuestas con proformas, minimizando error en respuestas y acortando tiempos de gestión.
- Envío de correspondencia electrónica con validez probatoria, disminuyendo costos y tiempos de respuesta versus mensajería física.
- Dentro de INFOPOINT se pueden realizar búsquedas avanzadas de textos contenidos dentro de los archivos, ahorrando tiempo valioso en la búsqueda de información.
- Notificaciones de tareas para que usuarios estén informados de casos asignados.
- Manejo integrado de los diferentes canales de radicación (ventanilla única de radicación).
Beneficios de INFOPOINT para seguimiento y control
- Para un óptimo seguimiento de objetivos, INFOPOINT permite la generación de reportes e informes configurables para la obtención de indicadores relevantes.
- INFOPOINT conserva la trazabilidad de la gestión documental de principio a fin y en tiempo real para conocer todas las acciones que se realizan a los archivos almacenados allí y con cumplimiento de la normatividad de archivística y gestión documental.
- Alarmas escalables para informar gestiones que sobrepasan tiempos definidos para evitar vencimientos.
Beneficios de INFOPOINT que generan ahorros
- Configuración de procesos ágiles para mejor oportunidad de respuesta al usuario final.
- Administrador del sistema de la entidad puede crear y modificar procesos (pasos, actividades, grupos, usuarios, campos, etc.) para adaptarlos a necesidades requeridas.
- Automatización de radicación de casos desde el e-mail y de distribución de listas de trabajo a los grupos de gestión para optimizar el tiempo del personal que interviene en cada proceso.
- Usuarios tienen conocimiento de tareas que les fueron asignadas y su plazo para finalizar su gestión.
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