INFOPOINT

INFOPOINT es un Gestor Documental

Es un sistema de gestión documental electrónico de archivo (SGDEA) para la gestión, organización, seguimiento y seguridad de documentos físicos y electrónicos desde su origen hasta su disposición final.  La importancia de contar con un SGDEA como INFOPOINT es que la empresa es la dueña del 100% de la información de la compañía y se garantiza el total control y seguridad de todos los documentos y de la gestión sobre ellos.

INFOPOINT puede ser utilizado tanto por empresas privadas de cualquier tamaño y sector económico como por entidades gubernamentales.

Módulos

Nuestro sistema cuenta con una serie de módulos base. Adicionalmente podrás adquirir cualquiera de los módulos con licencia que describimos a continuación:

E-ADMIN

E-Admin

En el módulo E-Admin se realiza toda la administración del sistema INFOPOINT, permitiendo que el cliente pueda configurar y customizar la solución según sus necesidades.

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En este módulo se realiza toda la administración del sistema INFOPOINT. Se pueden configurar y administrar los siguientes temas, entre otros:

  • Usuarios, grupos, permisos y roles
  • Estructura organizacional de la empresa
  • Formularios dinámicos
  • Tablas de retención documental
  • Diseño de procesos y flujos de trabajo
  • Alarmas y vencimientos
E-CORRESPONDENCIA

E-Correspondencia

El módulo de E-Correspondencia permite realizar la radicación de entrada y de salida de cualquier tipo de correspondencia, física o electrónica, de la entidad.

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El módulo de E-Correspondencia permite:

  • Radicación de entrada y salida de cualquier documento físico
  • Manejo de planillas de correspondencia
  • Revisión y aprobación de correspondencia de salida
  • Generación de documentos en formato de preservación
  • Firmado electrónico y/o digital
E-FLUJOS-DE-TRABAJO

E-Flujos de Trabajo

La gestión de los procesos a partir de la generación o radicación de cualquier documento o formulario se realiza a través del módulo de E-Flujos de Trabajo.

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En el módulo de E-Flujos de Trabajo se pueden realizar las siguientes actividades:

  • Diseño configurable de flujos de trabajo con notación BPMN 2.0
  • Asignación y gestión de tareas a usuarios o grupos
  • Opción de generar respuestas parciales o totales
  • Manejo de listas de trabajo de casos pendientes por gestionar
  • Solicitud de concepto o delegación
  • Respuestas multicanal
  • Redireccionamiento de casos entre usuarios
  • Comunicados Internos
E-OFICINA-POSTAL

E-Oficina Postal

En el módulo de E-Oficina Postal se realiza el envío de respuestas y notificaciones por medio de correo electrónico, cumpliendo con todos los requisitos de validez legal.

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E-Oficina Postal permite:

  • Revisión y/o aprobación de respuestas para la correspondencia electrónica de salida
  • Correos electrónicos con validez legal
  • Confirmación de envío y acuse de recibo
  • Oportunidad en la entrega de respuestas
  • Trazabilidad cada vez que el destinatario consulta la respuesta
E-ARCHIVO

E-Archivo

El módulo de E-Archivo permite administrar el almacenamiento, conservación y préstamos de documentos físicos, permitiendo conocer la ubicación exacta de los archivos en las bodegas de la entidad.

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El módulo de E-Archivo es el repositorio de documentos físicos con ubicación exacta de los archivos en las bodegas y permite:

  • Transferencias documentales
  • Préstamos de documentos
  • Notificaciones de vencimiento de préstamos y transferencias
  • Generación de FUID (formato único de inventario documental)
  • Actas de eliminación de expedientes
E-INFORMES E INDICADORES

E-Informes e Indicadores

El módulo de E-Informes e Indicadores permite la generación de reportes e informes de gestión documental y procesos sistematizados para el seguimiento al logro de metas y objetivos.

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Generación de reportes e informes estándares del sistema que permiten consultar estado de gestión de los procesos, datos de radicación y gestión, metadata de caracterización de los procesos, responsables, entre otros.

  • Generación de reportes de auditoría (logs de gestiones)
  • Generación de reportes de los flujos de trabajo implementados para la gestión documental
  • Consulta del estado de gestión de los procesos, datos de radicación y gestión, metadata de caracterización de los procesos, responsables, entre otros.
CENTRO-DE-DOCUMENTACIÓN

Centro de Documentación

El módulo de Centro de Documentación es el repositorio único de documentos donde están archivados todos los expedientes y archivos según los criterios de clasificación o TRD que se hayan configurado en el sistema.

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El módulo de Centro de Documentación tiene las siguientes características:

  • Repositorio único de documentos
  • Múltiples criterios de consulta parametrizables, como información del radicado, información del expediente, información del documento, etc.
  • Búsquedas avanzadas
  • Dependiendo del perfil asignado se permite crear, editar, mover, eliminar y unir expedientes
  • Versionamiento de documentos
  • Reportes y tablero de control
E-INTEGRACIONES

E-Integraciones

El módulo E-Integraciones permite la interoperabilidad entre el sistema “core” o cualquier otro sistema con INFOPOINT para un manejo integral de la gestión documental y los procesos que se sistematicen.

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La función de integraciones consiste en:

  • Interoperabilidad entre sistema para lograr una gestión documental integral y estandarizada desde una única plataforma
  • Inicio de procesos de gestión documental desde otros sistemas
  • Acceso a consulta de estado de gestión de casos desde otros sistemas
  • Envío por medio de servicios los metadatos y/o archivos de gestión y respuestas realizadas

Beneficios

  • Sistema altamente configurable, brindando así oportunidad, agilidad y versatilidad para una experiencia intuitiva y costo-eficiente.
  • Integración con diferentes sistemas de la entidad, lo que garantiza integralidad de la información.
  • Adaptabilidad en forma de licenciamiento ofreciendo forma más conveniente para adquirir solución.
  • Soporte y acompañamiento funcional y técnico para parametrización e implementación.

Beneficios de INFOPOINT para oportunidad de gestión

  • Estandarización de respuestas con proformas, minimizando error en respuestas y acortando tiempos de gestión.
  • Envío de correspondencia electrónica con validez probatoria, disminuyendo costos y tiempos de respuesta versus mensajería física.
  • Dentro de INFOPOINT se pueden realizar búsquedas avanzadas de textos contenidos dentro de los archivos, ahorrando tiempo valioso en la búsqueda de información.
  • Notificaciones de tareas para que usuarios estén informados de casos asignados.
  • Manejo integrado de los diferentes canales de radicación (ventanilla única de radicación).

Beneficios de INFOPOINT para seguimiento y control

  • Para un óptimo seguimiento de objetivos, INFOPOINT permite la generación de reportes e informes configurables para la obtención de indicadores relevantes.
  • INFOPOINT conserva la trazabilidad de la gestión documental de principio a fin y en tiempo real para conocer todas las acciones que se realizan a los archivos almacenados allí y con cumplimiento de la normatividad de archivística y gestión documental.
  • Alarmas escalables para informar gestiones que sobrepasan tiempos definidos para evitar vencimientos.

Beneficios de INFOPOINT que generan ahorros

  • Configuración de procesos ágiles para mejor oportunidad de respuesta al usuario final.
  • Administrador del sistema de la entidad puede crear y modificar procesos (pasos, actividades, grupos, usuarios, campos, etc.) para adaptarlos a necesidades requeridas.
  • Automatización de radicación de casos desde el e-mail y de distribución de listas de trabajo a los grupos de gestión para optimizar el tiempo del personal que interviene en cada proceso.
  • Usuarios tienen conocimiento de tareas que les fueron asignadas y su plazo para finalizar su gestión.

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