Normas técnicas sobre gestión documental en Colombia
Las normas son importantes porque permiten la estandarización y aseguran que todas las empresas y organizaciones operen bajo las mismas pautas. La gestión documental no es una excepción y cuenta también con diferentes normas en Colombia que la rigen y la controlan.
- Política Nacional de Archivos:
Es un conjunto de medidas establecidas por el Archivo General de la nación para mantener el control físico y electrónico y sus elementos de seguridad. La Política de Archivos del Estado regula la creación, organización, gestión, conservación y conservación de los archivos del Estado. Proporciona principios que deben seguirse correcta y cuidadosamente cuando se utilizan distorsiones de control.
- Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos:
Este es la norma nacional para la gestión de archivos electrónicos, la cual establece requisitos y recomendaciones para el diseño, el desarrollo, la implementación, la operación y el mantenimiento de sistemas de registros electrónicos.
- Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información:
En cuanto a la gestión de la información digital, también se cuenta con esta norma, la cual establece un conjunto de requisitos para un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), que es un marco organizacional que le permite a una entidad administrar su información sensible y confidencial.
- Circular 0001 del 31 de marzo de 2020:
Esta circular establece una nueva política de gestión documental para las instituciones públicas en Colombia. Sustituye a la norma anterior, la Circular 010 del 15 de noviembre de 2013. Las principales modificaciones son:
- El uso de documentos electrónicos es obligatorio. Los documentos en papel sólo deben utilizarse como último recurso.
- Todas las entidades públicas deben tener un sistema de gestión de documentos electrónicos.
- Los documentos deben clasificarse según su nivel de importancia y sensibilidad.
- Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015:
Este decreto aprueba la política de archivos nacionales y establece que la Dirección General de Archivos Nacionales es la entidad responsable de la aplicación de la política. Además, establece especificaciones para la creación, el almacenamiento y el uso de materiales de archivo en Colombia. Sustituye el Decreto 010 del 1 de febrero de 2005. Los principales cambios son:
- Ahora se permite la firma electrónica.
- Los documentos deben ser almacenados en un lugar seguro.
- Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015:
Este decreto establece los procedimientos para el registro y presentación de documentos electrónicos en Colombia. Sustituye al Decreto 010 de 1 de febrero de 2005. Los principales cambios son:
- Los documentos deben ser registrados y archivados según su nivel de importancia y sensibilidad.
- Ya no se requieren archivadores.
- Ley 594 del 14 de julio de 2000 o Ley General de Archivos:
Esta ley regula los documentos de archivo y establece el Sistema Nacional de Archivos (SNA). Los principales cambios son:
- El SNA es ahora responsable de la administración de los archivos públicos.
- Las entidades públicas deben conservar sus archivos durante un mínimo de 25 años y se establece un registro nacional de archivos.
- Acuerdo 0040 del 30 de abril de 2019:
Este acuerdo modifica el Decreto 1080 del 26 de mayo del 2015 y reemplaza el Acuerdo 0020 del 30 de abril de 2018 . El Acuerdo 0040 establece que la Política Nacional de Archivos se aplica a todas las entidades gubernamentales y no sólo a las entidades públicas. También especifica que el Director General de Archivos Nacionales es responsable de promover y difundir la Política Nacional de Archivos.
Finalmente, establece los requisitos mínimos para que las instituciones públicas colombianas cuenten con un sistema de gestión de documentos electrónicos que este certificado por Instituto Nacional de Archivos.
Hay otras normas importantes como la Circular Externa 003 del 27 de febrero 2015, que establece el uso de la firma digital en el sector público, y el Acuerdo 0038 del 19 de diciembre de 2017, que establece el formato de los documentos electrónicos.l
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Bibliografía:
¿Cuáles son las normas de gestión documental en Colombia en 2022? (s. f.). ioip. Recuperado 12 de julio de 2022, de https://www.ioip.com.co/post/cuales-son-las-normas-de-gestion-documental-en-colombia-en-2022
Normas Gestión Documental – Intranet – Función pública. (s. f.). funcionpublica. Recuperado 12 de julio de 2022, de https://www.funcionpublica.gov.co/web/intranet/normas-gestion-documental