¿Qué es gestión documental inteligente?
Un sistema de gestión documental debe almacenar documentos y generar información específica mientras ayuda a acelerar el trabajo repetitivo de un determinado proceso.
La gestión documental inteligente es un software que captura información de documentos, la registra, organiza y además crea una serie de conocimientos en concreto a partir de todos los documentos extraídos, todo esto mientras se reduce el trabajo repetitivo teniendo como objetivo que las empresas logren optimizar sus procesos, ahorren tiempo, espacio y costos importantes sin dejar de generar valor. Buscando la administración de los recursos de una organización de una manera eficiente que signifique recursos útiles para futuras actividades críticas.
Esta nueva gestión documental es una nueva disciplina en los sistemas de gestión documental y pretende desvanecer la gestión documental tradicional, reduciendo tiempos y sobre todo automatizando procesos de tareas repetidas viéndose reflejado en la optimización de los procesos, el acceso y seguridad, afectando aspectos que permiten una mejora continua.
Características de la gestión documental inteligente:
· Etiquetado automático de documentos: Cuando se agrega un documento en una herramienta de software, el sistema puede asociar información a los documentos (Metadatos) (de acuerdo al contenido o tipo de documento).
· Reconocimiento del tipo de documento: Los sistemas inteligentes de gestión de documentos pueden reconocer dónde comienza y termina cada documento y el tipo de documento, para incorporar esta información a los datos obtenidos previamente.
· Clasificación automática: El sistema puede determinar en qué directorio se debe almacenar cada documento, ya que se debe cruzar la clasificación con metadatos extraídos automáticamente. Esto facilita la localización de cada documento.
· Iniciar flujos de trabajo automáticamente: El gestor documental inteligente por adelantado, genera acciones cada vez que se detecta un tipo de documento (además de almacenar el documento en la carpeta correcta)
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