Tipos de documentos y su ciclo de vida

Se llama ciclo de vida de un documento, a la secuencia de niveles o etapas por las que pasa un archivo, así como el tiempo establecido desde la creación hasta el procesamiento, y no todos estos documentos funciona con el mismo ciclo de vida.

Los documentos de archivo son documentos físicos y jurídicos que confirman documentos y acciones, que deben surgir como resultado de las actividades de la organización que mantiene el documento como depósito.

Y estas organizaciones hoy en día trabajan con diferentes tipos de documentos. Sin embargo, algunos archivos como correos electrónicos, llamadas telefónicas y spam se eliminan la primera vez que se leen, mientras que otros documentos se almacenan o retienen durante un período de tiempo y luego se eliminan si es por mucho tiempo. circuito

No importa con qué tipo de documento se quiera trabajar, su ciclo de vida debe seguir ciertos estándares de calidad. A continuación, se presentan algunos documentos y su ciclo de vida.

E-mails

En las empresas se generan miles de correos electrónicos, categorizados por: Fecha, cliente, tipo, entre otros.

Para ser archivado correctamente, deberá respetar la política de archivo de correo electrónico.

Correo postal

Algunas empresas todavía reciben correo postal, es decir, correspondencia en papel. En este sentido, se recomienda digitalizar los documentos y archivos de su empresa, para que puedan incorporarse al ciclo de vida digital.

Facturas

Las facturas contienen datos e información de suma importancia para su empresa. Estos contienen datos sobre proveedores, clientes, costos, IVA, entre otros. En este sentido, cuando se archivan estas facturas, se podrá crear un flujo de aprobación, es por esto que se necesitara gestionar estos documentos a través de un gestor documental que llevara sus cuentas en forma electrónica, ayudando a controlar la producción de su empresa, además del inventario.

Nóminas

En cuanto al ciclo de vida de la nómina, incluye todo lo relacionado con el pago de empleados en su empresa. Esta información se almacena en diferentes módulos, que se introducen en el software relacionado con recursos humanos.

Otros documentos técnicos

Los documentos de maquinaria y los planes técnicos de trabajo se conservarán hasta el final del proyecto. En cuanto a los documentos de productos médicos, se conservarán hasta su puesta en el mercado, o hasta que se compruebe su eficacia.

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Bibliografía:

I. (2022, 28 mayo). Ciclo de vida de un documento. TIC Portal. Recuperado 5 de julio de 2022
Yebra, M. (2021a, septiembre 6). Ciclo de vida de los documentos – El sistema archivístico español. normadat.es. Recuperado 5 de julio de 2022